Dear members,
昨天因時間關係，我們直接於例會尾聲進行幹部會議要宣布及討論事項，請所有會員務必撥空仔細看過一遍，至於協助會務的相關事項，麻煩幹部囉~很多時候，會員因事不克參加例會，我們只能以mail知會，希望重要會務執行及重要決議，能確實傳達給各位會員，這樣大家清楚分會的狀況，就更能有向心力及目標。
一、宣布及會務重要事項:
1. 以後的每月一次的幹部會議時間: 第二次例會前6:30-6:50(請參閱7/23我mail給所有會員的信，Martha當時幫我們租借長青園時，為了方便會員會場使用時間及不影響負責關門的員工下班時間，她幫我們爭取可從6:00-9:00)。
2. Vice President Membership (會籍副會長), Catherine, 請針對該次沒來參加例會的會員(除了大家都已知道原因的)，以mail 或電話先行了解原因並提醒積極參加例會。
3. 之後，每次的幹部會議前，請Secretary (祕書長), Ashley, mail 提醒所有幹部開會時間並知會所有會員(會員可列席)，並在會議後2天內，整理會議記錄mail給所有會員(中、英文皆可)。
4. 參加Division或District活動的車資的補助原則: 擔任裁判、重要工作人員(如大會主席、主持人--等大會有頒感謝狀的，timer或score counter等若沒有感謝狀的就沒有補助了，因為那些畢竟是不需花時間準備 )、代表分會參賽等會員、及參加一年2次的幹部訓練(不只幹部、會員也可參加，在活動之前，我們都有mail 知會所
有會員)。請 Treasurer, Berry, 之後若有活動，活動前我們會預告有誰要去，請在活動後根據會員實際參與狀況，給予自強號來回車資的補助，並mail該次補助明細，給所有會員，(分會經費的餘額若可能不足支應相關補助時，請Treasurer立即知會會長Angela，便於在幹部會議時提出，討論經費使用對策)。
5. 根據7/3第一次幹部會議的決議，所有幹部在7/31前，寫一封信給會員，針對個別職務說明，對於不清楚的事項，會員也可回信給該幹部詢問或鼓勵打氣也好，增加會員及幹部的互動。
二、討論提議事項:
1. CYTC年費的繳交方式，以往都是一年收一次(該年10月1日~隔年9月30日算一年年費)，再分兩次上繳世界總會(9月底前及3月底前)，若有臨時退出的會員，以半年計算退費(也就是若會員下半年---4月1日以後不來了，就退費，但若不來的時間少於半年就不退了)。提議:為了增加來賓成為會員的意願(一次繳交一年年費可能會因為個人因素而卻步---如工作有異動)，是否將繳會方式調整成比照上繳世界總會的方式，一年2次?
討論無結論，因昨日例會參與人數只有9人，任何重要決議都要經過1/2會員數通過，我們正式會員數有21人，所以，至少要有11票通過該提案。
討論意見如下:
1. 分2次繳交有好有壞 (下次例會幹部報告時，再做說明)
2. 會後Treasurer, Berry提出我們每年的場地租用費，分2次繳交給長青園(7月及1月)，若CYTC年費分2次收，來不及也不夠支付場費，因為分2次的話，我們會在8月~9月及2月~3月才向會員收，才來得及上繳世界總會，但長青園1月就要繳下半年的費用了。以下是年度內這兩大項要繳出去的費用明細:
若有20個會員，每人繳半年會費1800元，收入:1,800*20=36,000元
長青園租用費用: 900/每次, 半年共12次，支出:900*12=10,800元
世界總會: US$6 /month, per member, 以目前美金對台幣匯率1:29...., 我們以30元算, 支出:6*30*6(個月)*20(人)=21,600元
收入36000-支出(10800+21600=32400)=餘額3600
由以上可看出繳完兩項之後的餘額，只剩3600元，但我們仍需支付其他費用(如平常例會的影印費, 上述補助會員的交通費等等)，按照上年度的支付狀況，可能不夠。
所以針對上述2點，在與Treasurer討論後，擬提出下列方式:
1. 通過提案，但需針對上述2點，再提解決辦法
2. 否決該提案，維持原來做法
3. 採彈性做法: 常態會員(一次收一年的年費3600元)，可能在年度下半年會異動的會員(可先收半年1800，若下半年還在CYTC, 請Treasurer記得向該會員收取下半年的年費)，新會員(詢問其個人意願繳交一年或半年，一樣請Treasurer記得向該會員收取下半年的年費)
PS. 下次例會我們會對此案做出決議，請會員務必到會參與表決。
以上
Sincerely Yours,
Angela Liu 劉燕玉
0910-340-846
President of Chia-Yi Toastmasters Club (4439),
Area 3, Division K, District 67, Region 13, Toastmasters International
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